Identificando y priorizando tareas a delegar (XDS)

Descripción

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Transcripción

Bueno, entonces vamos a ver en esta reunión beta que lo vas a actualizar, cómo llenar un XD. Entonces aquí tienes el template, con un ejemplo luego lo vas a borrar todos estos datos y todo esto va aquí, salvo lo gris y lo borras y completas lo tuyo. Lo primero que tienes que hacer es completar tus tareas. El XD se funciona para identificar qué tareas puedes eliminar, delegar o sistematizar, volver un proceso. Entonces en resumen, primero vas a notar las tareas que realizas en una semana, para esto lo que puedes hacer es realizar tu calendario de Google, realizar tu herramienta gestión de proyectos, traquear con toggle, tus tareas, bueno, estar en un papel durante el día lo que haces. Entonces vas a notar como en un mes promedio las tareas que realizas si por semana, si obviamente a ver si una semana está haciendo una tarea específica, por ejemplo, de llenar contenido para clientes, pero eso no es tú normal, pues no te es sentido, tiene que ser tú normal. Ok, entonces lo que haces en promedio, entonces por ejemplo en promedio por semana, teniendo en cuenta al mes, me toma tanto grabar contenido, tanto armado en estado financiero, tanto planificar objetivo, tanto cerrar ventas, entonces en resumen, a otras tústarias promedio de una semana y las obras que te llevan, ok, eso te dará de al total de horas trabajadas por semana, listo, entonces luego eso vas a categorizar la tarea en base a manager, tengo administrativo, ejecutivo, etcétera, vas a ver si te quita energía esa tarea, si te da energía o si es neutral, por ejemplo aquí vas a calificar a esta forma, en tema de categorías administrativas son tareas administrativas que cualquier puede hacer, son tareas mecánicas, sí, entonces son tareas más que nada de por ejemplo que se yo responder emails, hacer una investigación de mercado, algo que cualquier asistente con un proceso puede hacer, luego tareas técnicas son tareas que requieren más de un conocimiento, por ejemplo tareas que hace un tráficer, tareas que hace un closer, tareas que requieren un conocimiento técnico, luego tareas de manager si que son tareas que hace un manager o delineran equipo, sí, y básicamente las tareas de manager son tareas por ejemplo como reuniones, realizar reportes, entrenar equipo, etcétera, son tareas de gestionar y lo las de ejecutivos, que son tareas de básicamente liderazgo del negocio, visión, estrategia, alianzas, etcétera, entonces esos son un poco como las tareas principales y la idea es que las categorices, luego va a ser energía, luego va a ser categorizar en base a conocimiento de esa tarea siendo uno que mayor conocimiento requiere y cinco que menos conocimiento requiere, por ejemplo esta tarea planificada haciendo objetivos de marketing requiere mucho conocimiento, si cerrar ventas requiere mucho conocimiento, si por ejemplo nivel dos de conocimiento, etcétera, no, luego cuál es el impacto que tiene esto en la facturación del negocio y los resultados de clientes, que son las dos cosas más importantes, por ejemplo planificar objetivos de marketing, por ahí no tiene tanto impacto como ejecutarlo, sí, pero cerrar ventas de un impacto en nivel uno, grabar contenido tiene un impacto no tan alto, porque es algo bueno que es importante, vamos a poner por ejemplo un nivel dos y planificar objetivos es algo como que no tiene tanto impacto directamente, si vamos a poner un nivel tres y por ejemplo hacer tiktok, nivel cinco y hacer reuniones de marketing como que nivel tres, por ejemplo no, entonces categorizamos el uno al cinco esas tareas, en base a que tanto impacto tienen como alto, mediano, bajo e intermedios de eso, luego cuál es el costo de elegar, también lo ponemos por esa forma, impacto alto, bajo, medio, sí, así como esto, luego cuál es el costo de elegar, básicamente el costo de elegar es cuánto tiempo y dinero me toma elegarlo, o por ejemplo qué tan difíciles de elegar en base a si la persona necesita conocimientos técnicos, sí y es muy complejo encontrar a alguien que tenga eso, o si me cuesta mucho dinero, esto me da una suma en base al tiempo que me toma en base a conocimiento y páctil costo de elegar y en base esto puedes sumar y calcular el tiempo, hay para donde el puntaje y las tareas de puntaje más altos son las que hay que delegar, siento es por ejemplo el tema de cerrar ventas, vamos a delegar algunos cierres, armar el estado financiero, etcétera, luego lo que es XDS que es básicamente que va a hacer con esta tarea, aquí tenemos la explicación, cortar, delegar o sistematizar o volver un proceso o sistematizar más delegar, quieres el nuevo dueño de esta tarea y cuáles son los procesos que voy a crear, el nuevo dueño si no está contratado, ponemos el rol, por ejemplo financiero, si está contratado el closer, por ejemplo ponemos santeado y procesos, a crear que procesos voy a crear para que otra persona haga esta tarea o para yo hacerlo de una forma más efectiva, así cirugí, sistematizar o crear un proceso o delegarla, aquí tenemos una line y se resumido los resultados, cantidad de horas por categoría, administrativas técnicas de manas y ejecutivas de nuestra semana, cantidad de horas por energía, si te da energía, es neutral o tú que te energía, resumen de cosas a remover, que hay que cortar, delegar, sistematizar o sistematizar más delegar y horas rápidas a salvar, que básicamente sería horas rápidas que puedo rápidamente salvar, por ejemplo cortar, delegar y las nuevas horas de trabajo luego de cortar y delegar, eso es como un resumen a nivel general, y luego aquí tenemos tuptareas a remover de tu plato, en base a, por ejemplo, categoría administrativa que te quita energía o tareas que deberías mandarte haciendo, si tareas que son de manas y ejecutivas, así que eso es un poco lo principal y lo tenemos la parte de acciones, ¿no? en base a eso va a definir cuáles son tus top 5 actividades o prioridades como CEO, por ejemplo en mi caso yo considero que es planificar planificaciones estratégias, utilizaciones de números claves o KPIs, brindar servicio a clientes claves, optimización de procesos para mejorar el elemento de mi equipo, realizar un desarrollo de equipo elite y creación de contenido, eso sería como las tareas más claves y el porcentaje de tiempo que paso en cada cosa, así esto en realidad sería más así, esto sería algo más realista, así que básicamente eso es un poco como el resumen de lo que para mí sería las tareas claves de CEO y lo vas a definir los primeros tres procesos que vas a crear para liberar tu tiempo y vas a definir si hay que crearlo o si hay que actualizarlo, ok eso es un poco lo que vas a hacer y luego los tres próximos roles a contratar a elegar, vas a notar el nombre del rol y las tareas a elegar, por último esto es más personal si lo que puedes hacer es calendarizar tus hobbies y luego revisar que no estés descuidando tu tiempo personal, entonces vas a notar el ideal de estas tareas, si por ejemplo límite de horas trabajadas, cantidad de sueño dormido, tiempo en familia, tiempo entrenando, tiempo caminando, tiempo de rutina mañana, tiempo de lectura de piano, de italiano de oxeo, etc. y vas a notar tu ideal y tu actual, por ejemplo si dormí 30 horas, si significa que estoy por debajo y medial, si dormí, perdón si trabajé 30 horas aquí está bien porque estoy por debajo el ideal, que en este caso es al revés, entonces quiero siempre estar por debajo de medial, pero si trabajé más de la cantidad de horas que tengo en mente trabajar, entonces va a estar en rojo y aquí lo mismo, por ejemplo si dormí menos de 56 horas va a estar en rojo, entonces eso es un poco la idea que lo revises cada semana, así que es un poco el XDS y sobre esto lo que puedes hacer luego se empezará a crear los procesos correspondientes para delegar.

Fuente original: https://www.skool.com/empresarios-digitales/classroom/5f71aeba?md=bdf0a49858f0475d829e4f0d664917d6

Video disponible: sí (transcribed)

Community: empresarios-digitales · Classroom: Identidad CEO & Alto Rendimiento