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module_title: "Identificando y priorizando tareas a delegar (XDS)"
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# Identificando y priorizando tareas a delegar (XDS)

## Descripción

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## Transcripción

 Bueno, entonces vamos a ver en esta reunión beta que lo vas a actualizar, cómo
 llenar un XD. Entonces aquí tienes el template, con un ejemplo luego lo vas a
 borrar todos estos datos y todo esto va aquí, salvo lo gris y lo borras y
 completas lo tuyo. Lo primero que tienes que hacer es completar tus tareas. El
 XD se funciona para identificar qué tareas puedes eliminar, delegar o
 sistematizar, volver un proceso. Entonces en resumen, primero vas a notar las
 tareas que realizas en una semana, para esto lo que puedes hacer es realizar tu
 calendario de Google, realizar tu herramienta gestión de proyectos, traquear con
 toggle, tus tareas, bueno, estar en un papel durante el día lo que haces.
 Entonces vas a notar como en un mes promedio las tareas que realizas si por
 semana, si obviamente a ver si una semana está haciendo una tarea específica, por
 ejemplo, de llenar contenido para clientes, pero eso no es tú normal, pues no te
 es sentido, tiene que ser tú normal. Ok, entonces lo que haces en promedio, entonces
 por ejemplo en promedio por semana, teniendo en cuenta al mes, me toma tanto
 grabar contenido, tanto armado en estado financiero, tanto planificar
 objetivo, tanto cerrar ventas, entonces en resumen, a otras tústarias promedio de
 una semana y las obras que te llevan, ok, eso te dará de al total de horas
 trabajadas por semana, listo, entonces luego eso vas a categorizar la tarea en
 base a manager, tengo administrativo, ejecutivo, etcétera, vas a ver si te
 quita energía esa tarea, si te da energía o si es neutral, por ejemplo aquí vas
 a calificar a esta forma, en tema de categorías administrativas son tareas
 administrativas que cualquier puede hacer, son tareas mecánicas, sí, entonces son
 tareas más que nada de por ejemplo que se yo responder emails, hacer una
 investigación de mercado, algo que cualquier asistente con un proceso puede
 hacer, luego tareas técnicas son tareas que requieren más de un conocimiento,
 por ejemplo tareas que hace un tráficer, tareas que hace un closer, tareas que
 requieren un conocimiento técnico, luego tareas de manager si que son tareas
 que hace un manager o delineran equipo, sí, y básicamente las tareas de
 manager son tareas por ejemplo como reuniones, realizar reportes, entrenar
 equipo, etcétera, son tareas de gestionar y lo las de ejecutivos, que son tareas
 de básicamente liderazgo del negocio, visión, estrategia, alianzas, etcétera,
 entonces esos son un poco como las tareas principales y la idea es que las
 categorices, luego va a ser energía, luego va a ser categorizar en base a
 conocimiento de esa tarea siendo uno que mayor conocimiento requiere y cinco
 que menos conocimiento requiere, por ejemplo esta tarea planificada haciendo
 objetivos de marketing requiere mucho conocimiento, si cerrar ventas requiere
 mucho conocimiento, si por ejemplo nivel dos de conocimiento, etcétera, no, luego
 cuál es el impacto que tiene esto en la facturación del negocio y los resultados
 de clientes, que son las dos cosas más importantes, por ejemplo planificar
 objetivos de marketing, por ahí no tiene tanto impacto como ejecutarlo, sí, pero
 cerrar ventas de un impacto en nivel uno, grabar contenido tiene un impacto
 no tan alto, porque es algo bueno que es importante, vamos a poner por ejemplo un
 nivel dos y planificar objetivos es algo como que no tiene tanto impacto
 directamente, si vamos a poner un nivel tres y por ejemplo hacer tiktok, nivel
 cinco y hacer reuniones de marketing como que nivel tres, por ejemplo no, entonces
 categorizamos el uno al cinco esas tareas, en base a que tanto impacto tienen
 como alto, mediano, bajo e intermedios de eso, luego cuál es el costo de
 elegar, también lo ponemos por esa forma, impacto alto, bajo, medio, sí, así como
 esto, luego cuál es el costo de elegar, básicamente el costo de elegar es
 cuánto tiempo y dinero me toma elegarlo, o por ejemplo qué tan difíciles de
 elegar en base a si la persona necesita conocimientos técnicos, sí y es muy
 complejo encontrar a alguien que tenga eso, o si me cuesta mucho dinero, esto me
 da una suma en base al tiempo que me toma en base a conocimiento y páctil
 costo de elegar y en base esto puedes sumar y calcular el tiempo, hay para donde
 el puntaje y las tareas de puntaje más altos son las que hay que delegar,
 siento es por ejemplo el tema de cerrar ventas, vamos a delegar algunos cierres,
 armar el estado financiero, etcétera, luego lo que es XDS que es básicamente
 que va a hacer con esta tarea, aquí tenemos la explicación, cortar, delegar o
 sistematizar o volver un proceso o sistematizar más delegar, quieres el nuevo
 dueño de esta tarea y cuáles son los procesos que voy a crear, el nuevo dueño si no
 está contratado, ponemos el rol, por ejemplo financiero, si está contratado el
 closer, por ejemplo ponemos santeado y procesos, a crear que procesos voy a
 crear para que otra persona haga esta tarea o para yo hacerlo de una forma más
 efectiva, así cirugí, sistematizar o crear un proceso o delegarla, aquí
 tenemos una line y se resumido los resultados, cantidad de horas por categoría,
 administrativas técnicas de manas y ejecutivas de nuestra semana,
 cantidad de horas por energía, si te da energía, es neutral o tú que te energía,
 resumen de cosas a remover, que hay que cortar, delegar, sistematizar o
 sistematizar más delegar y horas rápidas a salvar, que básicamente sería
 horas rápidas que puedo rápidamente salvar, por ejemplo cortar, delegar y las
 nuevas horas de trabajo luego de cortar y delegar, eso es como un resumen
 a nivel general, y luego aquí tenemos tuptareas a remover de tu plato, en base a, por
 ejemplo, categoría administrativa que te quita energía o tareas que deberías
 mandarte haciendo, si tareas que son de manas y ejecutivas, así que eso es un
 poco lo principal y lo tenemos la parte de acciones, ¿no? en base a eso va a
 definir cuáles son tus top 5 actividades o prioridades como CEO, por ejemplo en
 mi caso yo considero que es planificar planificaciones estratégias,
 utilizaciones de números claves o KPIs, brindar servicio a clientes claves,
 optimización de procesos para mejorar el elemento de mi equipo, realizar un
 desarrollo de equipo elite y creación de contenido, eso sería como las
 tareas más claves y el porcentaje de tiempo que paso en cada cosa, así esto
 en realidad sería más así, esto sería algo más realista, así que básicamente
 eso es un poco como el resumen de lo que para mí sería las tareas claves
 de CEO y lo vas a definir los primeros tres procesos que vas a crear para
 liberar tu tiempo y vas a definir si hay que crearlo o si hay que actualizarlo,
 ok eso es un poco lo que vas a hacer y luego los tres próximos roles a contratar
 a elegar, vas a notar el nombre del rol y las tareas a elegar, por último esto es
 más personal si lo que puedes hacer es calendarizar tus hobbies y luego revisar
 que no estés descuidando tu tiempo personal, entonces vas a notar el ideal de
 estas tareas, si por ejemplo límite de horas trabajadas, cantidad de sueño
 dormido, tiempo en familia, tiempo entrenando, tiempo caminando, tiempo de
 rutina mañana, tiempo de lectura de piano, de italiano de oxeo, etc. y vas a
 notar tu ideal y tu actual, por ejemplo si dormí 30 horas, si significa que estoy
 por debajo y medial, si dormí, perdón si trabajé 30 horas aquí está bien
 porque estoy por debajo el ideal, que en este caso es al revés, entonces quiero
 siempre estar por debajo de medial, pero si trabajé más de la cantidad de horas
 que tengo en mente trabajar, entonces va a estar en rojo y aquí lo mismo, por
 ejemplo si dormí menos de 56 horas va a estar en rojo, entonces eso es un poco la
 idea que lo revises cada semana, así que es un poco el XDS y sobre esto lo que
 puedes hacer luego se empezará a crear los procesos correspondientes para
 delegar.